IT

A. LATAR BELAKANG

Perkembangan dunia bisnis yang sangat pesat mendorong para pelaku bisnis
berjuang untuk mempertahankan atau bahkan meningkatkan nilai yang kompetitif.
Dalam kondisi ini, sistem informasi muncul sebagai sebuah disiplin yang penting
untuk menyelesaikan masalah serta untuk membantu pengambilan keputusan
manajerial dalam sebuah infrastruktur yang terencana.



Komunikasi perlu dijalin guna dapat berbagi pengetahuan, gagasan, dan
pengalaman. Hal ini akan membuat akselerasi terhadap proses belajar
masing-masing, karena bisa saling memanfaatkan hasil belajar dari orang lain.



Konferensi ini memberikan kesempatan kepada para praktisi, akademisi, pengguna,
pengelola, serta pengamat sistem informasi untuk saling berbagi pengetahuan,
ide, gagasan dan pengalaman disiplin ilmu sistem informasi. Juga diharapkan
dari konferensi ini akan terbentuk masyarakat yang bisa menuntun pewujudan
sistem informasi sebagai salah satu solusi yang mengantarkan kehidupan yang
lebih baik bagi bangsa ini.



B. TUJUAN



1. Menyelenggarakan forum praktisi, peneliti, dan komunitas akademis
menyampaikan hasil penelitian terbaru tentang sistem informasi;



2. Melakukan eksplorasi terhadap isu, metode, dan masalah dalam
pengembangan serta penyebaran aplikasi yang mendukung sistem informasi;



3. Menjadi media bertukar pengalaman di bidang Sistem Informasi.





C. TEMA DAN JALUR KNSI

Panitia mengundang anda untuk menyampaikan makalah hasil penelitian/kajian untuk
dipresentasikan pada Konferensi Nasional Sistem Informasi 2006 (KNSI 2006).
Panitia akan memilih makalah menarik dan memiliki nilai tambah untuk disampaikan
di panel.

Tema konferensi dibagi dalam tiga kategori utama, yaitu:

(1) Organisasi,

(2) Teknologi, dan

(3) Manusia.



(1) Organisasi dan Sistem Informasi

Sistem informasi memerlukan kontribusi, komitmen dan kepedulian untuk
mendapatkan potensi yang sesungguhnya. Efektifitas dan efisiensi dalam
mentransfer teknologi memerlukan perubahan yang terus menerus dan berkelanjutan.
Peserta diharapkan bisa menyampaikan hasil penelitian yang berupa konsep, teori,
metodologi dan perangkat bantu baik dari sisi manajemen maupun sistem informasi
untuk mengidentifikasi faktor sukses, atau dampak sistem informasi pada
organisasi.

Beberapa tema yang bisa disajikan namun dengan tidak membatasi tema-tema lain
yang memiliki relevansi, adalah sebagai berikut:

· Perencanaan sistem informasi strategis

· Isu-isu yang berkaitan dengan penerimaan elemen organisasi terhadap
penerapan

· Kebijakan dan strategi pengembangan dan penerapan MIS di organisasi

· e-Procurement dan supply chain management

· Model-model e-Business – khususnya terkait pemanfaatan teknologi Web
Service

· Sistem pendukung keputusan dan intelejensia bisnis

· Metode evaluasi terhadap Sistem Informasi dan Balanced Scorecard

· Faktor-faktor penentu keberhasilan Sistem Informasi dalam mendukung
pencapaian VISI dan Misi Organisasi

· Manajemen perubahan dan riset perilaku

· Sistem outsourcing dan isu-isunya

· Audit sistem informasi

· Penerapan sistem informasi di beragam bidang organisasi dan kehidupan
(Pendidikan, Pemerintahan, Kesehatan, Manufaktur, Bisnis perdagangan, dsb )



(2) Teknologi dan Sistem Informasi

Kolaborasi antara teknologi informasi dan komunikasi telah memainkan peran utama
pengembangan sistem informasi. Kami mengundang anda untuk menyampaikan gagasan
tentang teknologi yang sedang berkembang dan mendiskusikan teori yang bisa
diaplikasikan organisasi, serta perannya dalam pengembangan sistem informasi.

Beberapa tema yang bisa disajikan, dengan tidak membatasi tema-tema lain yang
memiliki relevansi, adalah sebagai berikut:

· Infrastruktur dan konvergensi teknologi informasi

· Sistem informasi skala enterprise (ERP, EAI, CRM, SCM)

· Teknologi web services dan Isu-isunya

· Inovasi dalam analisis, perancangan, pengembangan dan perawatan
sistem informasi

· Manajemen data berkaitan dengan kualitas, keterpaduan, dan
penambangan data.

· Sisetm informasi manajemen bergerak

· Sistem jejaring tersebar

· Keamanan teknologi informasi

· Pendekatan pengembangan berbasis komponen dan gunaulang perangkat
lunak

· Inovasi penggunaan informasi (misalnya Telemedicine)



(3) Manusia dan Sistem Informasi

Saat ini, sistem perdagangan 24 jamx365 hari telah dapat diwujudkan dengan
menggunakan sistem layanan elektronik. Penyediaan akses langsung pada informasi,
pengetahuan dan layanan telah menambah kompleksitas implementasi dan integrasi
komponen-komponen sistem. Sistem informasi dikembangkan pada lingkungan
organisasi yang memiliki beban cukup berat. Sosio-teknik sering dapat memberikan
sentuhan alamiah pada sistem informasi. KNSI mengundang peneliti multi-disiplin
yang memiliki kepedulian pada perkembangan sistem informasi dipandang dari aspek
insani.

Pengetahuan Dasar Mengenai Komputer

Komputer berperan penting dalam revolusi komunikasi. Salah satu contohnya
dikenal dengan sebutan PC (personal computer) yang diciptakan untuk
memudahkan suatu pekerjaan. Komputer memiliki dunia jenis perangkat, yaitu
perangkat fisik/ keras (HARDWARE) dan perangkat lunak (SOFTWARE).

HARDWARE

PC terdiri dari beberapa komponen penting yang menunjanganya, yaitu :

    * Memory

Memori dalam sebuah komputer tak lain adalah sebuah sistem penyimpanan
internal komputer. Di dalam dunia teknologi, jenis memori yang bersifat
sangat penting dikenal dengan sebutan RAM (random access memory). Di
dalamnya disimpan segala bentuk program dan data yang diperoleh dari hasil
penggunaan komputer.

    * CPU (central processing unit)

CPU tak ubahnya seperti ”otak” dari sebuah komputer. CPU lah yang mengatur
program – program apa saja yang dapat dipergunakan di komputer tersebut dan
juga perihal kecepatan dalam memproses data.

    * Expansion Board

Beberapa komputer dirancang memiliki sebuah celah atau lubang tempat
’expansion boards’ dicocokkan. Perangkat ini berguna bagi beberapa fungsi
dasar komputer seperti meningkatkan tampilan pada monitor, atau meningkatkan
kinerja pengoperasian komputer.

    * Data Storage

Beberapa sistem dipergunakan untuk memasukan data, bahkan saat komputer
dalam keadaan mati. Contohnya adalah ’floppy disk’ yang digunakan untuk
menyimpan data yang berasal dari luar komputer (disket). Atau ’hard drives’
yang merupakan sistem yang paling dikenal dalam penyimpanan data.

    * Monitor

Monitor merupakan komponen yang memunculkan tampilan gambar atau data dari
sebuah komputer. Saat ini bagian pemasaran komputer sedang berlomba lomba
untuk mengembangkan kecanggihan monitor. Dari mulai ukuran monitor yang
berpengaruh pada daya jangkau penglihatan atas sebuah gambar hingga
peningkatan resolusi gambar.

MICROCOMPUTER

Sebelum adanya PC, industri komputer didominasi oleh ’mini computer system’.
popularitas PC dianggap sebagai bagian dari jejak langkah IBM microcomputer,
yaitu pada tahun 1981 dimana orang orang sudah mengenal IBM dan PC
dilontarkan.

    * Portable Personal Computer

Semakin maju teknologi, semakin banyak produk komputer yang diciptakan untuk
memudahkan manusia. Seperti ‘battery-operated notebook computer’ yang mudah
dibawa bepergian. Produk ini dirancang dengan kualitas warna tampilan yang
tinggi, modem internal, jaringan penghubung, dan CD-ROM. Perkembangan
teknologi membuat produk ini semakin kecil dan ringan hingga semakin mudah
dibawa bawa.

    * Human Computer Interface

Berkomunikasi dengan komputer secara langsung dilakukan melalui perangkat
keras yang kita gunakan. Komponen yang paling umum digunakan berinteraksi
adalah keyboard. Komponen ini digunakan untuk mengontrol dan mengoperasikan
program. Keyboard dilengkapi perangkat tambahan yang dikenal dengan sebutan
’mouse’. ’Mouse’ digunakan untuk mempermudah kita memilih perintah perintah
yang ditampilkan di layar monitor untuk selanjutnya dilaksanakan oleh
komputer. Alat lain yang memudahkan kita untuk berinteraksi secara langsung
dengan komputer adalah layar sentuh (touch screen), dengan ini, kita dapat
berinteraksi secara langsung dengan monitor dengan menekan perintah perintah
yang ada pada tampilan monitor. Ada pula alat yang disebut dengan ’pen
metaphor’, benda tersebut berbentuk pena namun khusus digunakan pada layar
monitor untuk menulis atau menggambar.

SOFTWARE

Software atau perangkat lunak adalah komponen dalam sistem pemrosesan data.
Fungsinya seperti mengidentifikasi program, menyiapkan aplikasi program
sehingga tata kerja seluruh peralatan komputer terkontrol dan lebih efisien.

    * Operating system and graphical user interfaces

Operating system (OS) merupakan bagian terpenting dalam perangkat lunak
computer. Program ini diciptakan untuk mengendalikan dan mengkoordinasikan
kegiatan dari sistem komputer, terutama kerja komputer yang bersifat
mendasar seperti pengaturan data, tabel pengkodean, atau mengatur memori.
Contohnya adalah windows, LINUX, MS-DOS. MS-DOS menjadi ukuran standar bagi
sebuah PC, MS-DOS menggunakan teks sebagai sarana berinteraksi. Sedangkan
Graphical user interfaces (GUI) menggunakan metaphor visual untuk
berinteraksi.Window merupakan scontoh dari software. Setiap program yang
sedang berjalan ditampilkan dalam ’window’ nya masing masing. ’window’ ini
dapat berpindah, berubah ukuran, atau hilang tergantung perintah yang kita
berikan kepada komputer.

    * Database and Spreadsheet program

Program database digunakan untuk mendaftar suatu informasi, sehingga
informasi yang ada disimpan dan diatur sedemikian rupa di dalam komputer.
Melalui adanya program ini, komputer dapat mengolah data dalam bentuk file
secara rapi, cepat dalam hal penempatan dan manipulasi. Dengan ini,
seseorang dapat mencari tahu informasi secara mendetail tentang sesuatu yang
telah disimpan di dalam sebuah komputer. Lain halnya dengan program
spreadsheet, program ini cocok dengan bidang finansial. Data akan dimasukan
dengan format berupa tabel, kolom, dan baris. Fungsinya hampir seperti
fungsi matematika. Program ini juga dilengkapi dengan fasilitas seperti
diagram batang, diagram garis, dsb. Contohnya adalah Microsoft Excel.

    * Word processing program

Fungsi dasarnya adalah pembuatan dokumen, yaitu mengetik surat, berita, atau
cerita. Intinya adalah seperti mesin ketik elektronik yang canggih.

    * Web browsers

Ketika kita menggunakan fasilitas internet, kita akan berinteraksi secara
universal dengan web browser. Program ini dapat dugunakan untuk mengedit
halaman untuk internet.

    * Programming languages

Program pengaplikasian diciptakan melalui bahasa pemrograman. Program ini
menerjemahkan satu set instruksi untuk melakukan sebuah operasi sehingga
dapat dimengerti oleh komputer. Bahasa yang umum meliputi Visual Basic ,
pascal, and Java.

    * Graphic Program

Program ini digunakan untuk membuat gambar. Dengan program ini,
seseorangdapat mengedit gambar yang sudah jadi atau, membuat gambar.
Pengaturan warna yang lebih tajam, lebih kontras, hingga gambar yang dapat
bergerak dapat dibuat dengan menggunakan program ini. Beberapa contoh
graphic program adalah :

    *
         1. paint programs.
         2. image editing program
         3. drawing program
         4. computer aided design program
         5. animation and 3-D program
         6. presentation progeram
         7. visualization program
         8. implications

PRINTER AND LOCAL AREA NETWORK

    * Printer

Printer memproduksi informasi yang telah diproses di dalam komputer menjadi
nyata, biasanya data yang telah diolah di komputer dicetak menggunakan
printer. Ada 4 macam printer :

    *
         1. laser printer, printer jenis ini mencetak dokumen dengan
kualitas yang hampir mendekati dokumen yang telah diolah di computer.
         2. ink-jet printer, dibandingkan denagn laser printer, biaya
printer jenis ini lebih efisien.
         3. dot-matrix printer, printer ini menjadi jenis yang paling
disukai pada era PC. Pada printer jenis ini, gambar dihasilkan melalui
kumpulan titik tik yang tersebar dengan jarak dekat sehingga terlihat
merata.
         4. plotter, printer ini menggunakan satu set pulpen untuk membuat
cetakan yang berhubungan dengan dania teknik atau arsitektur.

    * Local Area network

Pada intinya Local ara network (LAN) merupakan sistem informasi dan
komunikasi yang menghubungkan suatu PC dengan PC lainnya untuk bertukar
informasi atau data. Biasanya LAN digunakan untuk membuat ikatan atas suatu
grup perkantoran. Teknologi komputer mendesak pengaruh yang besar di bidang
komunikasi. Semakin hari komputer semakin canggih diciptakan meskipun hal
tersebut seiring dengan bertambahnya virus – virus baru yang dapat merusak
sistem pengoperasian komputer.

peranan TI di dalam manajemen supply chain dapat dilihat dari dua perspektif besar, yaitu Perspektif Teknis dan Perspektif Manajerial :
1. Perspektif Teknis. Dilihat dari sisi teknis, ada dua fungsi dari teknologi informasi yang harus dipenuhi, yaitu:
a) Fungsi penciptaan aspek-aspek yang harus dapat dilakukan oleh TI adalah sebagai berikut:
• TI harus mampu menjadi medium atau sarana untuk mengubah fakta-fakta atau kejadian-kejadian sehari-hari yang dijumpai dalam bisnis perusahaan ke dalam format data kuantitatif.
• Teknoligi harus mampu mengubah data mentah yang telah dikumpulkannya tersebut menjadi informasi yang relevan bagi setiap penggunanya, yaitu manajemen, staf, konsumen, mitra bisnis, pemilik perusahaan dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.
• Hasil dari pengambilan keputusan akan memberikan berbagai dampak langsung maupun tidak langsung terhadap kinerja bisnis perusahaan. TI mengolah informasi yang diperoleh dengan berbagai konteks organisasi yang ada menjadi sebuah knowledge yang dapat diakses oleh semua pihak di dalam perusahaan.
• Kumpulan dari knowledge yang diperoleh dan dipelajari selama perusahaan beroperasi akan menjadi bekal suatu kebijakan yang tidak ternilai harganya.

b) Fungsi penyebaran terhadap entitas fakta, data, informasi, knowledge tersebut TI memiliki fungsi-fungsi yang berhubungan dengan aspek penyebaran sebagai berikut:
• Gathering. TI harus memiliki fasilitas-fasilitas yang mampu mengumpulkan entitas-entitas tersebut dan meletakkannya di dalam suatu media penyimpanan digital.
• Organising. Untuk memudahkan pencarian terhadap entitas-entitas tersebut di kemudian hari, TI harus memiliki mekanisme dalam mengorganisasikan penyimpanan entitas-entitas tersebut ke dalam media penyimpanan.
• Selecting. TI harus menyediakan fasilitas untuk memudahkan pencarian dan pemilihan.
• Synthesizing. TI harus mampu memenuhi kebutuhan manager dalam hal menggabungkan beberapa entitas menjadi satu kesatuan yang terintegrasi.
• Distributing. TI harus mampu memiliki infrastruktur yang dapat menyalurkan berbagai entitas dari tempat penyimpanannya ke pihak-pihak yang membutuhkannya.

2 Perspektif Manajerial Dilihat dari sisi bisnis manajerial, terutama dalam kaitannya dengan manajemen supply chain, ada tiga peranan yang diharapkan oleh perusahaan dari implementasi efektif sebuah TI, yaitu :
a) Mengurangi resiko (minimize risks) Pada umumnya resiko berasal dari adanya ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar perusahaan. Kehadiran TI selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi resiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola resiko (managing risks) yang dihadapi sehari-hari.

b) Mengurangi biaya (minimize costs)Tawaran lain yang ditawarkan TI adalah perbaikan efisiensi dan optimalisasi proses-proses bisnis di perusahaan. Ada empat cara yang ditawarkan TI untuk mengurangi biaya-biaya yang seringkali dikeluarkan untuk kegiatan operasional sehari-hari, yaitu :
• Eliminasi proses. Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses yang dirasa tidak perlu (non value added process).
• Simplifikasi proses. Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen TI (basisdata dan aplikasi misalnya).
• Integrasi proses. TI juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
• Otomatisasi proses. Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran lain untuk mempermudah perusahaan melaksanakan kegiatan operasionalnya sehari-hari dari TI.
• Menambah nilai (add value) Tujuan dari penciptaan value tidak saja sekedar memuaskan pelanggan (customer satisfaction), tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas (customer loyalty) sehingga pelanggan tersebut selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang (customer bonding). 1.Kedudukan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam pelaksanaan di perusahaan menempati posisi yang signifikan dan strategis mengingat fungsi utamanya yang akan mengelola seluruh data/informasi perkembangan maupun hasil-hasil pelaksanaan kegiatan di perusahaan. Melalui SIM dalam perusahaan, diharapkan akan menjadi sarana yang efektif untuk memonitoring dan mengevaluasi pelaksanaan serta hasil kegiatan secara keseluruhan. Pada akhirnya, akurasi data serta informasi yang dihasilkan dari SIM tersebut diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan bagi pengambilan kebijakan dan keputusan stakeholders perusahaan dalam rangka perbaikan dan upaya penyempurnaan kinerja perusahaan. Tingkat validitas dan realibilitas SIM pada perusahaan sangat bergantung kepada penerapan manajemen data di semua tingkatan pelaku, oleh karena itu untuk menjamin agar pengelolaan manajemen data di semua tingkatan termonitor dengan baik diperlukan sumber daya yang cakap di dalamnya.

2. meningkatkan kinerja perusahaan sehingga sepadan dengan investasi yang ditanam, sementara di pihak lain harus dapat mengatasi permasalahan pertumbuhan teknologi yang teramat sangat cepat. Lepas dari permasalahan itu semua, telah disepakati bahwa strategi sistem informasi harus sejalan atau ¡¥align¡¦ dengan strategi perusahaan. sehingga segala keputusan yang dapat meningkatjan nikau value bagi perusahaan dapat di putuskan dengan cepat, tepat dan aman.

3. Merancang Strategi Sistem Informasi

Bagi perusahaan modern, memiliki strategi bisnis saja tidak cukup untuk menghadapi persaingan dewasa ini. Strategi bisnis yang biasa dituangkan dalam dokumen atau cetak biru Business Plan harus pula dilengkapi dengan strategi teknologi informasi atau I/T Strategy. Tujuannya jelas, yaitu untuk memanfaatkan secara optimum penggunaan teknologi informasi sebagai komponen utama sistem informasi perusahaan (sistem yang terdiri dari komponen-komponen untuk melakukan pengolahan data dan pengiriman informasi hasil pengolahan ke fungsi-fungsi organisasi terkait). Mengapa strategi perlu dibuat?

Pertama adalah karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus digunakan seoptimal mungkin. Kedua untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan, karena para kompetitor memiliki sumber daya teknologi yang sama. Alasan ketiga adalah untuk memastikan bahwa asset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan atau revenue maupun pengurangan biaya-biaya atau costs. Keempat adalah untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau kekurangan investasi (under investment) di bidang teknologi informasi. Dan alasan terakhir adalah untuk menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan dan dikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis perusahaan akan informasi.

Hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dan dipertimbangkan untuk menghasilkan sebuah I/T Strategy yang baik? Gambar terkait mengilustrasikan secara garis besar kerangka pembuatan sebuah strategi informasi bagi sebuah organisasi seperti perusahaan. Berikut adalah penjelasan-penjelasannya. Output yang diinginkan adalah sebuah strategi yang mencakup tiga hal pokok:
o Sistem Informasi ¡V merupakan definisi secara jelas dan terperinci sehubungan dengan jenis-jenis informasi apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan dan hal-hal yang berkaitan dengannya (kecepatan proses pengolahan data menjadi informasi, tingkatan detil informasi, cara menampilkan informasi, volume dan transaksi informasi, penangung jawab informasi, dan lain sebagainya).
o Teknologi Informasi ¡V meliputi komponen-komponen perangkat keras (komputer, infrastruktur, alat komunikasi, dll.) dan perangkat lunak (aplikasi, sistem operasi, database, dll.) yang harus tersedia untuk menghasilkan sistem informasi yang telah didefinisikan.
o Manajemen Informasi ¡V menyangkut perangkat manusia (brainware) yang akan mengimplementasikan sistem informasi yang dibangun dan mengembangkan teknologi informasi sejalan dengan perkembangan perusahaan di masa mendatang.
Untuk setiap domain atau hal pokok di atas, akan dianalisa dan diusulkan beberapa skenario atau pilihan (options), dimana setiap skenario memiliki variabelnya masing-masing seperti biaya (costs), manfaat (benefits), resiko (risks), dampak (impacts), tingkat kesulitan (complexity), hambatan (constraints), dan hal-hal terkait lainnya.

Beberapa skenario ini kemudian diajukan dalam rapat para pimpinan manajemen untuk dibahas secara mendetail dengan tujuan tunggal untuk memilih skenario terbaik. Jika pembuatan IT Strategy melibatkan pihak ketiga seperti konsultan misalnya, ada baiknya dimintakan pendapat obyektif mereka (rekomendasi). Setelah skenario terbaik berhasil ditentukan, maka langkah terakhir adalah membuat rencana implementasi yang didasarkan pada manajemen proyek (project management). Melihat bahwa akan terjadi pengembangan beberapa modul sistem, maka harus dibedakan proyek-proyek jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang yang ditentukan melalui analisa nilai kepentingan atau skala prioritas.
Jadwal pengembangan proyek inilah yang akan menjadi pegangan dalam setiap pengembangan teknologi informasi di perusahaan.

Untuk menghasilkan output yang berkualitas dengan karakteristik di atas, berbagai hal harus dilakukan, menyangkut masukan (input) yang dibutuhkan oleh tim penyusun IT Strategy dan proses analisa yang harus dilakukan. Setidak-tidaknya harus ada lima input utama sebagai langkah awal penyusunan IT Strategy:
ƒÞ Business Strategy
ƒÞ Business Trends
ƒÞ Competitor Analysis
ƒÞ I/T Trends
ƒÞ Existing I/T

Business Strategy merupakan dokumen yang harus dijadikan landasan berpijak utama dalam pembuatan I/T Strategy karena dalam dokumen tersebut disebutkan visi dan misi perusahaan beserta target kinerja masing-masing fungsi pada struktur organisasi. Di dalam dokumen ini pula ditegaskan peranan teknologi informasi yang sesuai dengan strategi perusahaan (ingat bahwa untuk setiap perusahaan sejenis, posisi teknologi informasi dapat berbeda), sehingga filosofi yang digunakan dalam pengembangan I/T Strategy harus sesuai dengannya.



Sumber: Renaissance Advisors, 1996.

Business Trends adalah segala hal yang berhubungan dengan kecenderungan pola-pola bisnis yang akan terjadi di masa mendatang sehubungan di sebuah industri tertentu. Contohnya dalam industri keuangan seperti bank, asuransi, dan sekuritas. Ada kecenderungan bahwa di masa depan, ketiga entiti bisnis yang biasa terpisah ini akan bergabung menjadi sebuah perusahaan keuangan multi fungsi di mana produk-produk dan jasa pelayanan yang diberikan dapat beragam. Contoh lain adalah di industri pariwisata yang melibatkan perusahaan-perusahaan transportasi (darat, laut, dan udara), hotel, lokasi wisata, taman-taman hiburan dan lain sebagainya. Saat ini, masing-masing perusahaan berada dalam jalur bisnisnya sendiri-sendiri, tetapi dengan adanya kemajuan teknologi informasi dan fenomena pembentukan rekanan strategis (strategic alliances) antar beberapa perusahaan, kecenderungannya di masa depan akan terbentuk sebuah tipe perusahaan pelayanan yang memadukan servis-servis yang biasa dilakukan perusahaan-perusahaan dalam industri pariwisata tersebut. Hal-hal seperti di atas perlu dicermati dan dipelajari untuk mengantisipasi perubahan-perubahan yang mungkin terjadi dalam jangka pendek, menengah, atau panjang yang dapat mempengaruhu infrastruktur teknologi informasi yang ada (karena adanya perubahan orientasi bisnis).

Competitor Analysis merupakan suatu aktivitas yang harus dilakukan mengingat bahwa pada dasarnya strategi itu dibuat karena adanya pesaing. Tujuan dari dikembangkannya teknologi informasi adalah untuk meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dapat menghasilkan produk atau jasa yang cheaper, better, dan faster dibandingkan dengan produk atau jasa yang dihasilkan kompetitor. Sehingga jelas bahwa tujuan diadakannya analisa terhadap para pesaing bisnis adalah untuk melihat seberapa murah, seberapa baik, dan seberapa cepat produk dan jasa yang ditawarkan perusahaan lain sehingga hal tersebut dapat menjadi patokan target perusahaan.

Tujuan dipelajarinya I/T Trend adalah agar tidak terjadi kesalahan dalam pemilihan teknologi yang diterapkan dan dikembangkan di perusahaan. Tidak semua produk-produk teknologi informasi tergolong baik. Dari sekian banyak produk yang ditawarkan, lebih banyak yang gagal bertahan di pasaran daripada yang berhasil.
Perusahaan harus dapat melakukan pemilahan terhadap teknologi mana saja yang masih dalam tahap percobaan atau perkenalan (infancy/emerging), perkem-bangan (growth), stabil (mature), dan mulai ditinggalkan (facing out). Dan dari sekian banyak produk, mana pula yang kira-kira akan menjadi standar di masa mendatang. Di samping untuk tujuan tersebut di atas, melihat trend dalam perkembangan teknologi informasi berarti mempelajari kesempatan-kesempatan (opportunities) baru yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan di masa mendatang, baik dalam peningkatan revenue, penurunan costs, atau kemungkinan dikembangkannya bisnis baru.

Hal terakhir yang harus dipelajari adalah konfigurasi dan spesifikasi dari teknologi informasi yang dimiliki perusahaan saat ini (Existing I/T). Alasan utamanya adalah karena pada hakekatnya pengembangan teknologi informasi di masa mendatang dibangun di atas infrastruktur yang dimiliki saat ini (baseline), bukan membuat sesuatu yang sama sekali baru (paling tidak jika diputuskan untuk sama sekali tidak menggunakan infrastruktur yang ada sekarang, tetap saja diperlukan strategi untuk facing out).

Setelah mengetahui output dan input yang dibutuhkan, tahap selanjutnya adalah aspek-aspek yang harus dipelajari dan dianalisa sebagai dasar pijakan pembuatan rekomendasi stretegi yang cocok diterapkan. Secara garis besar, ada dua aspek utama yang harus dicermati: aspek internal dan aspek eksternal.

Di dalam aspek internal, ada empat hal utama yang harus dianalisa:
ƒÞ Struktur Organisasi ¡V mempelajari fungsi-fungsi apa saja yang ada dalam organisasi dan bagaimana hubungan keterkaitan antara fungsi-fungsi tersebut;
ƒÞ Proses dan Prosedur ¡V mempelajari bagaimana proses dan prosedur penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan secara mendetail;
ƒÞ SDM dan Budaya Perusahaan ¡V mempelajari karakteristik manusia sebagai implementor sistem yang diterapkan perusahaan, terutama hal-hal yang melatarbelakangi terbentuknya budaya perusahaan; dan
ƒÞ Sumber Daya dan Infrastruktur Perusahaan ¡V mempelajari sumber daya-sumber daya yang dimiliki perusahaan seperti asset, keuangan, manusia, informasi, waktu, dan lain sebagainya.

Mempelajari faktor-faktor internal ini sangat perlu dilakukan karena pada kenyataannya setiap perusahaan memiliki keunikan tersendiri, yang membedakannya dengan perusahaan lain. Harap diperhatikan bahwa pada dasarnya strategi adalah bagaimana meutilisasikan sumber daya-sumber daya yang dimiliki perusahaan sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan produk atau jasa sesuai dengan target yang diinginkan. Di dalam aspek eksternal, ada dua faktor yang harus dipelajari:
ƒÞ Produk dan Jasa (Pelayanan), yang merupakan alasan mengapa sebuah perusahaan didirikan, karena dari penjualan produk dan jasa inilah pendapatan diperoleh untuk mendapatkan profit atau keuntungan.
ƒÞ Pasar dan Pelanggan, yang merupakan kumpulan dari para calon pembeli produk atau jasa yang ditawarkan tersebut di atas.

Aspek eksternal ini pun mutlak dipelajari karena tanpa ada produk dan jasa yang laku dijual di pasaran, perusahaan akan merugi dan jatuh bangkrut. Apa gunanya memiliki teknologi informasi yang canggih namun tidak ada orang yang berminat membeli produk atau jasa tersebut? Di pihak lain, banyak sekali hal yang telah terbukti bahwa keterlibatan teknologi informasi memungkinkan terciptanya produk-produk atau jasa-jasa baru yang dapat ditawarkan perusahaan atau memperbaiki produk atau jasa yang sudah ada. Tidak tertutup ada kemungkinan bahwa teknologi informasi dapat mempengaruhi pasar dan pelanggan.

Mengapa kedua aspek di atas harus dipelajari sehubungan dengan penyusunan I/T Strategy? Kalau diamati lebih jauh, hanya komponen-komponen yang berada di dalam aspek internal saja yang dapat dikontrol oleh perusahaan karena semuanya merupakan milik perusahaan. Sementara di lain pihak, komponen-komponen pada aspek eksternal berada di luar kendali perusahaan, sehingga perusahaan hanya dapat bertindak secara pasif dan adaptif (dengan asumsi bahwa tidak ada praktek monopoli). Namun dilemanya, justru aspek eksternal-lah yang belakangan ini menjadi sedemikian kuatnya, sehingga merupakan sumber mati hidupnya perusahaan (ingat istilah-istilah seperti market driven, customer oriented, customer is a king, service quality, dan lain sebagainya). Sehingga, harus diperlukan strategi khusus untuk dapat mengantisipasi setiap pergerakan dinamis yang mungkin terjadi pada komponen-komponen eksternal. Hal kedua yang patut dipelajari adalah bahwa perubahan pada komponen luar akan merubah komponen-komponen internal baik secara langsung maupun tidak langsung, karena sebagai komponen internal, teknologi informasi harus mampu mengantisipasi perubahan tersebut.

Pada akhirnya semua strategi yang ada harus diimplementasikan, bukan hanya dijadikan seketar mimpi yang dapat terwujud dapat juga tidak. Untuk keperluan ini, harus ditunjuk seseorang yang bertanggung jawab atas implementasi semua rencana tersebut. Untuk perusahaan besar, biasanya akan ditunjuk seorang CIO (Chief Information Officer). Selanjutnya CIO ini akan memilih orang-orang terbaik sebagai anggota team pengembangan teknologi informasi. Sebelum team ini bekerja berdasarkan cetak biru yang telah dibuat, terlebih dahulu CIO harus menjelaskan visi dan misi team tersebut, beserta target-target dan ukuran kinerja (performance) yang ingin dicapai. Selanjutnya CIO tersebut akan mengundang para manajer menghadiri suatu sesi dimana CIO akan mempresentasikan rencana-rencananya untuk memperoleh dukungan. Terhitung mulai saat itu, dimulailah perjalanan implementasi teknologi informasi di perusahaan¡K..

4. Piramida perusahaan membagi manajemen pengambil keputusan menjadi tiga tingkatan: top manager (TM), middle manager (MM), dan lower manager (LM). Sebagai tingkatan tertinggi, jenis pengambilan keputusan yang dilakukan oleh seorang TM biasanya yang bersifat strategis, dalam arti kata untuk keperluan perencanaan jangka panjang dan penentuan target-target perusahan yang harus dicapai beserta metodenya. Sementara MM akan menterjemahkan target strategis yang ditetapkan ke dalam periode-periode jangka menengah yang pelaksanaanya harus terbukti efisien dan efektif, terutama dalam melakukan manajemen kontrol. LM selanjutnya akan mengimplementasikannya dalam aktivitas sehari-hari sesuai dengan prosedur dan target jangka pendek yang telah ditentukan. Untuk menunjang manajemen dalam proses pengambilan keputusan yang berkualitas, data mengenai banyak hal diperlukan untuk diolah menjadi informasi. Karakteristik informasi yang diperlukan atau relevan untuk masing-masing level manajemen pun berbeda. Setidak-tidaknya ada enam dimensi yang harus diperhatikan oleh para praktisi teknologi informasi yang ingin membangun sistem informasi bagi para pengambil keputusan (Wilson, 1991).

INFORMATION SOURCES
Informasi yang dibutuhkan oleh seorang TM biasanya bersumber dari hal-hal yang berada di luar perusahaan (eksternal) yang secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi jalannya bisnis. Contohnya adalah keadaan pasar (market), kecenderungan ekonomi (trend), gejala-gejala sosial masyarakat, kedatangan para pesaing baru, kebijakan pemerintah, dan lain sebagainya. Bagi seorang MM, informasi eksternal maupun internal dibutuhkan untuk menunjang aktivitas sehari-hari. Contoh informasi dari luar perusahaan yang dibutuhkan adalah mengenai jenis-jenis bahan mentah atau bahan baku beserta kualitas dan harganya, teknologi baru penunjang penciptaan produk atau jasa, dan lain sebagainya. Sedangkan contoh informasi internal yang dibutuhkan adalah seperti stok barang di gudang, service level kepada pelanggan, dan lain sebagainya. Lain halnya dengan LM yang lebih membutuhkan informasi berkaitan dengan internal perusahaan, seperti utang pelanggan yang telat dibayar, pesanan yang belum dikirim, ketersediaan sumber daya manusia untuk produksi, dan lain sebagainya.

FREQUENCY OF DECISION
Kapan saja seorang TM biasa mengambil keputusan merupakan suatu hal yang sulit diduga, karena sifatnya yang tidak teratur. Paling tidak setahun sekali seorang TM harus mengambil keputusan sehubungan dengan rencana tahunan perusahaan yang diajukan. Keputusan-keputusan lain yang biasanya dilakukan adalah jika perusahaan sedang dalam keadaan ¡§bahaya¡¨, sehingga keputusan mengenai langkah-langkah yang harus diambil sangat mendesak untuk ditentukan. Bagi MM, secara berkala (setiap bulan, tiga bulan, atau enam bulan) pertemuan biasanya dilakukan untuk mengambil keputusan sehubungan dengan rencana anggaran belanja perusahaan, evaluasi kinerja per periode, dan hal-hal lainnya. Sementara bagi seorang LM, informasi dibutuhkan setiap hari ¡V atau bahkan setiap jam ¡V untuk membantunya memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas operasional sehari-hari.

TIME SCALE
Yang dimaksud dengan skala waktu di sini adalah seberapa jauh seorang manajer harus memonitor program-program atau pekerjaan yang diembannya. Seorang TM biasanya yang memutuskan apakah sebuah investasi baru harus dilakukan atau tidak (misalnya untuk membuat pabrik baru, membangun jaringan infrastruktur teknologi informasi, menciptakan produk-produk baru, dsb.), dan jika memang diputuskan untuk melakukannya, monitoring jangka panjang harus dilakukan semenjak proyek dimulai hingga selesai (biasanya untuk setiap proyek memerlukan waktu tahunan mulai dari ide sampai dengan implementasi). Bagi seorang MM, proyek-proyek jangka menengah menjadi hal utama yang harus dikontrol, paling tidak setiap satu bulan sekali. Sementara LM memerlukan informasi yang selalu up-to-date untuk keperluan supervisi dan kontrol kegiatan sehari-hari.

TIME HORIZON
Melihat ke depan merupakan kecenderungan dan tanggung jawab TM sebagai nakhoda yang akan membawa perusahaan kepada visi yang dicanangkan. Sehingga informasi yang tersedia harus relevan dengan keperluan tersebut. Berbeda dengan MM yang cenderung melihat masa depan perusahaan dengan menggunakan kacamata perencanaan jangka pendek atau menengah dan berpegang pada kenyataan/fakta historis perusahaan di masa-masa lalu (lebih pragmatis). Sementara bagi seorang LM, data historis lebih terasa penting karena fokus kontrol yang dilakukan adalah untuk melihat apakah target yang dicanangkan telah tercapai atau tidak.

SCOPE
Tidak ada batasan-batasan bagi seorang TM dalam melakukan pengambilan keputusan karena yang terpenting adalah penentuan strategi perusahaan yang tepat. Sementara keputusan-keputusan yang harus diambil oleh seorang MM maupun LM tidak boleh lepas dari kebijakan dan standard yang telah ditetapkan oleh tingkatan manajemen di atasnya.



Sumber: David Wilson, 1993.

NATUREOFDECISION
Yang terakhir adalah masalah hakekat dari keputusan itu sendiri. Sering terlihat seorang TM mengambil keputusan tanpa ada struktur yang jelas, karena seolah-olah keputusan diambil berdasarkan ¡§gut feeling¡¨, perasaan, atau naluri tanpa ada alasan yang jelas. Tidak seperti MM atau LM yang lebih terstruktur dalam mengambil keputusan sesuai dengan metodologi atau prosedur baku yang biasa dipergunakan, seperti pemanfaatan figur statistik, model matematika, riset operasional, dan hal-hal lainnya.

Dari deskripsi di atas terlihat bahwa pada hakekatnya tugas dari seorang TM adalah untuk menentukan perencanaan strategis yang harus dijadikan landasan gerak perusahaan. Adapun para MM dan LM bertugas memonitor setiap aktivitas atau proses dalam perusahaan agar target-target yang dicanangkan dalam cetak biru rencana bisnis perusahaan dapat tercapai. Kinerja perusahaan akan meningkat jika proses-proses yang ada efisien, efektif, dan terkontrol dengan baik. Semua itu dapat terpenuhi jika manajemen memiliki informasi yang cukup untuk mengukur tingkat efisiensi dan efektivitas dari aktivitas-aktivitas yang ada di perusahaan.Peran informasi yang merupakan hasil pengolahan data internal dan eksternal perusahaan di sini cukup jelas, yaitu sebagai bahan pertimbangan TM, MM, dan LM dalam mengambil keputusan. Informasi yang cepat, tepat (relevan), murah, akurat, dan up-to-date, tidak hanya akan membantu para manajemen dalam menghasilkan keputusan yang bermutu, tetapi lebih jauh akan meningkatkan kinerja perusahaan, sebagai modal yang memperkuat daya saing perusahaan di antara kompetitor-kompetitor utama. Seorang praktisi manajemen mengatakan bahwa di abad ini, bangsa yang menguasai informasi-lah yang akan memenangkan persaingan global. Demikian juga dengan perusahaan¡K

5.  Terkadang terasa sulit bagi seorang praktisi teknologi informasi untuk membuat strategi yang cocok bagi perusahaan. Di satu pihak harus meyakinkan manajemen puncak bahwa strategi jitu akan meningkatkan kinerja perusahaan sehingga sepadan dengan investasi yang ditanam, sementara di pihak lain harus dapat mengatasi permasalahan pertumbuhan teknologi yang teramat sangat cepat. Lepas dari permasalahan itu semua, telah disepakati bahwa strategi sistem informasi harus sejalan atau ¡¥align¡¦ dengan strategi perusahaan. Bagaimana bentuk ¡¥alignment¡¦ tersebut? Berikut adalah kerangka ringkas yang diusulkan beberapa konsultan internasional.

Visi merupakan sesuatu yang dicanangkan oleh para pendiri perusahaan. Namun yang harus diperhatikan, visi bukanlah mimpi, namun sesuatu yang mungkin terwujud. Boleh dikatakan, visi adalah cita-cita dari pendiri perusahaan terhadap ¡¥kejayaan¡¦ yang diinginkan di kemudian hari (the ultimate goal). Biasanya visi dinyatakan dalam sebuah kalimat atau frase seperti:
ƒÞ Menjadi perusahaan distribusi terbesar di dunia.
ƒÞ Menuju perusahaan terbaik di bidang bisnis retail dalam skala internasional.
ƒÞ Menjadi perusahaan pembuat software nomor satu di dunia.

Kemudian oleh jajaran manajemen puncak, misi dicanangkan bersama-sama. Secara filosofis, misi yang biasanya dinyatakan pula dalam bentuk kalimat atau frase merupakan jawaban atas pertanyaan ¡§Why the company should exist?¡¨. Contohnya:
ƒÞ Menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas tinggi.
ƒÞ Menghasilkan produk-produk unggulan di bidang agrobisnis.
ƒÞ Menyediakan jasa pelayanan kesehatan dengan kualitas internasional.

Secara prinsip, misi ditetapkan sebagai jawaban terhadap visi yang telah ditetapkan sebelumnya. Disamping itu, dalam menentukan misi, biasanya ada hal lain yang mempengaruhi, yaitu value (nilai-nilai dalam kehidupan yang antara lain dipengaruhi oleh kultur, etika, sejarah, dan lain-lain). Contohnya di Indonesia dimana nilai-nilai Pancasila harus selalu tercermin dalam setiap sendi kehidupan. Dalam perusahaan, biasanya nilai-nilai yang dilihat adalah profesionalisme, etika bisnis, entrepreneur, dan hal-hal terkait lainnya.



Sumber: Renaissance Advisors, 1996.

Misi masih merupakan sesuatu yang memiliki arti global dan cenderung generik. Oleh karena itu, beberapa ditentukan beberapa obyektif yang ingin dicapai dalam beberapa hal sehubungan dengan misi yang dicanangkan tersebut. Sebuah perusahaan yang memiliki misi untuk menjadi perusahaan kurir tercepat di dunia, memiliki beberapa obyektif yang harus dicapai. Biasanya obyektif yang ditetapkan bersifat customer oriented seperti:
ƒÞ Memberi kepuasan pelanggan individu dengan cara melakukan pengiriman barang-barang ke seluruh dunia secara cepat dan aman.
ƒÞ Memberikan fasilitas-fasilitas khusus kepada pelanggan korporat yang secara periodik mengirimkan barang-barangnya ke seluruh penjuru dunia.
Sedangkan contoh obyektif yang lebih bersifat internal (back office) adalah:
ƒÞ Menjadikan seluruh kantor-kantor cabang di dunia sebagai perusahaan dengan fasilitas pelayan pelanggan terbaik.
ƒÞ Meningkatkan kompetensi sumber daya manusia perusahaan sehingga memiliki tingkat profesionalisme yang tinggi.

Bagi beberapa perusahaan besar, terkadang obyektif masih terlalu umum sifatnya sehingga diperlukan breakdown selanjutnya yang dikenal sebagai critical success factors atau key success factors. Untuk masing-masing obyektif, biasanya ditetapkan point-point utamanya. Misalnya, critical success factors dari obyektif ¡§memberi kepuasan nasabah bank di seluruh penjuru tanah air¡¨ adalah: fasilitas komputer yang canggih; kantor-kantor cabang di seluruh kota-kota besar di Indonesia; fasilitas ATM di setiap titik keramaian dan pusat bisnis.

Banyak perusahaan yang besar berhenti di sini. Artinya, setelah menetapkan critical success factors, masing-masing bagian atau divisi di dalam perusahaan langsung membuat strateginya masing-masing yang untuk kemudian dirinci menjadi kegiatan yang bersifat taktis operasional. ¡¥Kesalahan¡¦ mendasar terjadi di sini, yaitu yang berkaitan dengan masalah pengukuran kinerja. Critical success factors masih sulit dijadikan patokan sebagai ukuran keberhasilan atau pencapaian target. Makna ¡§memiliki komputer yang canggih¡¨ pada contoh dapat bermacam-macam intepretasinya, seperti: seluruh peralatan merupakan instrumen paling mutakhir (state-of-the-art), seluruh fungsi manajemen tanpa kecuali mempergunakan fasilitas komputer, atau mungkin peralatan yang dipergunakan merupakan standar internasional. Bagaimana seorang manajer dapat mengukur dengan tepat kinerjanya jika tidak ada satuan yang jelas? Ada pepatah mengatakan: ¡§something that can not be measured, can not be managed¡K¡¨

Pemecahan yang ditawarkan adalah penggunaan ukuran kinerja yang dalam istilah manajemennya adalah key performance measures. Pada dasarnya, dalam menentukan ukuran kinerja perusahaan, manajemen harus berani mengeluarkan sebuah angka (atau range) yang merupakan batas atau standar kinerja yang ingin dicapai. Contohnya adalah sebagai berikut: yang dimaksud ¡§memiliki sumber daya manusia yang berkualitas¡¨ (salah satu critical succes factors yang telah disepakati) berarti memiliki 40%-60% karyawan dengan latar belakang pendidikan sarjana S1 dan minimum 10% memiliki pendidikan sarjana S2. Contoh lainnya adalah: sebuah sistem inventori dikatakan memiliki performansi yang baik apabila rata-rata service level-nya berkisar antara 95%-99%. Biasanya, setiap divisi dalam perusahaan akan mendefinisikan key performance measures-nya untuk masing-masing critical succes factor yang didefinisikan. Sebagai catatan tambahan, biasanya untuk masing-masing critical success factor, akan terdapat lebih dari satu key performance measure.

Berdasarkan angka-angka target tersebutlah perusahaan akan menyusun strategi operasional sehari-hari. Dengan kata lain, tidaklah perlu bagi seorang manajer untuk memikirkan apakah tindakan sehari-hari yang dilakukan align dengan visi dan misi perusahaan atau tidak, melainkan cukup baginya untuk memfokuskan diri dengan melakukan usaha untuk mencapai angka-angka yang telah dicanangkan tersebut (karena angka-angka key performance indicators secara sistematis merupakan penurunan dari visi dan misi yang ada).