TO

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Organisasi adalah satuan social yang terkordinir secara sadar, terdiri dari dua orang atau lebih yang berfungsi atas dasar yang relatif kontinu untuk mencapai suatu tujuan atau serangkaian tujuan bersama. Oleh karena itu suatu revolusi telah terjadi tentang bagaimana suatu organisasi disusun. Dimana hal ini digerakkan oleh kompetisi global dan dimudahkan dengan teknologi informasi, Coca cola dan banyak lagi perusahaan lainnya melakukan peralihan dari skema organisasi yang lama dan mencoba desain yang baru dengan harapan akan mencapai sasaran hasil organisasi yang lebih efektif. Struktur organisasi memberikan acuan terhadap pembagian kerja seperti halnya mekanisme koordinasi yang formal, komunikasi, aliran pekerjaan dan kekuasaan formal yang mengarahkan aktivitas di dalam organisasi. Suatu struktur organisasi mencerminkan hubungan antara budaya organisasi dan kekuatan kerjasama. Pengetahuan ini menyediakan kita untuk menggunakan alat dalam pembuatan desain organisasi, yaitu dalam hal untuk untuk mempertimbangkan kontruksi dan mengubah suatu struktur organisasi.
Struktur organisasi seringkali digunakan sebagai alat untuk melakukan perubahan. Struktur dapat mendukung atau dapat juga menghalangi komunikasi dan hubungan antara bagian yang berbeda dalam suatu organisasi. Diantara organisasi-organisasi juga memiliki struktur yang berbeda dan struktur tersebut akan mempengaruhi sikap dan perilaku karyawan dalam suatu organisasi.

Semua struktur organisasi mencakup 2 (dua) kebutuhan pokok, yaitu : pembagian kerja dalam tugas-tugas yang berbeda dan koordinasi diantara para tenaga kerja, sehingga karyawan dapat memenuhi tujuan secara umum.
Suatu revolusi telah terjadi tentang bagaimana suatu organisasi disusun. Dimana hal ini digerakkan oleh kompetisi global dan dimudahkan dengan teknologi informasi, Coca cola dan banyak lagi perusahaan lainnya melakukan peralihan dari skema organisasi yang lama dan mencoba desain yang baru dengan harapan akan mencapai sasaran hasil organisasi yang lebih efektif.
Pekerjaan dibagi menjadi spesialis sebab dengan melakukan pembagian kerja sangat berpotensi untuk dapat meningkatkan efisiensi pekerjaan. Pelaksana pekerjaan dapat dengan cepat menguasai tugas mereka sebab daur kerja (work cycle) adalah lebih pendek. Lebih sedikit waktu yang sia-sia untuk mengubah dari satu tugas ke tugas lainnya. Biaya-biaya pelatihan dikurangi sebab karyawan hanya memerlukan sedikit keterampilan mental dan phisik untuk melaksanakan pekerjaan yang menjadi tugasnya. Pada akhirnya, spesialisasi pekerjaan membuat lebih mudah untuk menghubungkan (match) orang-orang dengan ketrampilan atau keserasian spesifik pekerjaan yang sesuai dengan mereka.
Hakekat dari spesialisasi pekerjaan adalah bahwa daripada dilakukan oleh satu individu, lebih baik seluruh pekerjaan tersebut dipecah-pecah menjadi sejumlah langkah, dengan tiap langkah diselesaikan oleh seorang individu yang berlainan atau dengan kata lain individu-individu berspesialisasi dalam mengerjakan bagian dari suatu kegiatan, bukannya mengerjakan seluruh kegiatan.
Selama lebih dari paruh pertama abad 20, para manajer memandang spesialisasi kerja sebagai suatu sumber yang tidak habis-habisnya dari produktivitas yang meningkat dan agaknya pendapat tersebut memang benar. Karena spesialisasi tidak dipraktekkan secara meluas, maka penggunaan pertama kalinya hampir selalu menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi.

2. Permasalahan

Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis dapat merumuskan beberapa perumusan masalah yang akan menjadi tolak ukur dalam penyusunan makalah ini. Oleh karena itu penulis dapat merumuskan masalah sebagi berikut:

a. Bagaimana kita mendesain struktur organisasi yang baik, dan modern?

b. Bagaimana desain kita dalam menempatkan orang di struktur organisasi?

c. Bagaimana kita menghadapi tantangan pekerjaan dalam organisasi?

3.      Batasan Masalah

Karena mengingat waktu, maka penulis membatasi masalah yang perlu dibahas yaitu pada desain struktur organisasi dan tantangan pekerjaan dalam organisasi.

BAB II

LANDASAN TEORI

Landasan teori pada dasarnya adalah kutipan-kutipan teori dari pada pakar-pakar yang telah mengeluarkan ide dalam menyusun buku, oleh karena itu dalam penulisan makalah ini penulis dapat mengutip teori yang dianggap relevan dengan pembahasan di atas. Oleh karena itu menurut teori:

Stephen P. Robins, organisasi adalah; satuan sosial yang terkoordinasi secara sadar, terdiri dari dua orang atau lebih yang berfungsi atas dasar yang relatif kontinu untuk mencapai suatu tujuan atau serangkaian tujuan bersama.

Gitosudarmo, I dkk, organisasi adalah suatu sistem yang terdiri dari pola aktivitas kerjasama yang dilakukan secara teratur dan berulang-ulang oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan.

Menurut Sopiah, organisasi adalah sekumpulan orang yang berkumpul dalam suatu wadah yang terdiri dari pipinan dan anggota-anggotanya yang saling mengikatkan diri dalam sistem. Memiliki Visi, misi dan tujuan bersama.
Menurut Cristantius Dwiatmaja, dkk, bahwa organisasi adalah organisasi sebagai sebuah sistem terbuka mempelajari perilaku organisasi dengan memperhitungkan saling tindak antara organisasi dengan lingkungan sekitarnya. Dan dari sini dapat diasumsikan bahwa hasil yang direncanakan atau duharapkan akan dipengaruhi oleh struktur organisasi dan proses yang terjadi di dalam organisasi. Dan kadang-kadang struktur dan proses yang terjadi di dalam organisasi sering kali membawa hasil atau konsekuensi yang justru tidak direncanakan sebelumnya.  

Stephen P. Robins, tentang bagaimana pembagian pekerjaan adalah; Secepat orang-orang membagi pekerjaan diantara mereka, mekanisme koordinasi diperlukan untuk memastikan bahwa semua orang bekerja dalam satu kesatuan. Tiap-Tiap organisasi menggunakan satu atau lebih mekanisme untuk melaksanakan koordinasi : komunikasi informal, hirarki formal, dan standardisasi

Menurut Jackson & Schuler, adalah perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu proses menterjemahkan strategi bisnis menjadi kebutuhan sumber daya manusia baik kualitatif maupun kuantitatif melalui tahapan tertentu.

      Menurut Alexander Sudiro berpendapat bahwa mendesain struktur organisasi yang sesuai dengan keadaan perusahaan, maka akan membantu proses pengambilan keputusanpun lebih mudah terkontrol.

        Menurut William C. Durant desain struktur organisasi perusahaan adalah, ditentukan oleh general manejer dalam mendesain suatu struktur organisasi agar dapat mencapai tujuan perusahaan yaitu profit atau laba.

Menurut Gareth R. Jones organisasi adalah, sangat bermanfaat dalam menjamin organisasi ke depan dengan menciptan services yang baik dan bermanfaat bagi masyarakat pada umumnya.

      Menurut Gareth R. Jones organisasi adalah suatu sistem yang mengintegrasikan semua elemen-elemen bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

      Menurut Fred Luthans, organisasi adalah, sistem pemprosesan informasi menghadapi ketidakpastian akibat transisi.

      Menurut Chester Bernard, organisasi adalah, sebagai sistem dari aktivitas dua manusia atau lebih yang terkordinasi secara sadar.

      Menurut Fred Luthans, desain organisasi adalah, suatu rencana atau ransangan oleh organisasi dan selalu berubah bardasarkan perkembangan waktu agar dapat meningkatkan kinerja kerja yang efektif. Dengan demikian seorang pemimpinpun dapat mengambil suatu keputusan yang tepat.

BAB III

PEMECAHAN MASALAH

1. Bagaimana kita mendesain struktur organisasi yang baik dan dapat mengikuti perkembangan global?

Sama dengan ahli teori organisasi yang lain, Fred Luthan mengemukakan bahwa banyak manejer praktisi yang menjadi kecewa dengan cara bagaimana organisasi itu didesain. Sampai beberapa tahun lalu, kebanyakan manejer tidak cukup berani memodifikasi struktur birokrasi klasik dan menolak tantangan eksperimen dan inovasi. Akan tetapi, banyak manajer saat ini akhirnya dapat mengatsin halangan tersebut dengan membuat perubahan organisasi yang drastis. Mereka menyadari bahwa solusi sederhana yang ditawarkan oleh teori klasik tidak memadai lagi dalam lingkungan paradigma baru. Secara khusus, kebutuhan terhadap fleksibelitas, kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan, kreativitas, pengetahuan terhadap kemampuan mengatasi ketidakpastian lingkungan adalah tantangan terbesar yang dihadapi oleh sejumlah organisasi modern yang sedang berkembang. 

                  Pada zaman seperti sekarang ini, organisasi harus mendesain struktur organisasi yang betul-betul sesuai dengan situasi sekarang ini. Oleh karena itu pada waktu lalu kita biasa menggunakan desain struktur vertikal hirarkis tradisional, maka kita harus merubah desain tersebut menjadi desain horizontal, yang kemajuan teknologi informasi dan lingkungan globalisasinya lebih maju dan memfasilitasi kerja sama, kerja tim, dan pelanggan.

Frank Ostroff bersama dengan Douglas Smith, mendapat penghargaan karena mereka mengembankan beberapa pedoman yang menegaskan desain organisasi horizontal terdiri dari:

1. Organisasi menjalankan proses, bukan tugas. Daripada menciptakan struktur fungsi tradisional, lebih baik organisasi dibangun atas tiga sampai lima proses inti. Masing-masing proses punya pemilik dan tujuan kinerja khusus.
2. Hirarki dibuat rata. Untuk mengurangi tingkat pengawasan, tugas-tugas yang terpecah-pecah digabungkan, pekerjaan yang gagal menambah nilai dihapuskan, dan aktivitas dalam setiap proses dihapus sampai tingkat minimum.
3. Tim digunakan untuk mengelola semua halaman. Tim swakelola adalah blok pembangunan organisasi. Tim punya tujuan umum dan bertanggung jawab terhadap pengukuran tujuan performa.
4.  Pelanggan mengendalikan performa. Kepuasan pelanggan, bukan profit atau nilai saham, merupakan pergerakan utam dan ukuran performa.
5. Kinerja tim dihargai. Sistem penghargaan dicocokan dengan hasil tim, bukan hanya kinerja individu. Karyawan dihargai karena punya banyak keahlian (multiskill), bukan karena keahlian khusus.
6. Hubungan pemasok dan pelanggan dimaksimalkan. Karyawan dilibatkan dalam hubungan reguler dan langsung dengan pemasok dan pelanggan. Bila relevan, perwakilan pemasok dan pelanggan dapat dimajukan menjadi anggota tim in-hause.
7. Semua karyawan mendapat informasi penuh dan dilatih. Karyawan sebaiknya diberi semua data, bukan hanya diberi informasi atas dasar ”perlu diketahui.” akan tetapi, mereka juga perlu dilatih bagaimana menganalisan dan menggunakan data untuk membuat keputusan yang efektif.

Untuk lebih jelas maka dapat dilihat desain struktur organisasi yang dapat mengikuti perkembangan perusahaan.

Gambar struktur organisasi

Perusahaan Kecil

TOP

DEVISION

DEVISION

DEVISION

 

Gambar struktur organisasi

Perusahaan Berkembang

Presiden

Vice Presiden

Vice Presiden DEVISION

Vice Presiden DEVISION

Vice Presiden DEVISION

DEVISION

DEVISION

DEVISION

DEVISION

 

Gambar struktur organisasi

Perusahaan Berkembang

Presiden

 

V.P. Finance

V.P. Research & Dev.

V.P. Marketing

V.P. Material

Corporate managers

   

DEVISION

DEVISION

DEVISION

DEVISION

 Devicional Managers

Fungctional Managers

 

      Support Functions

2. Bagaimana desain kita dalam menempatkan orang di dalam struktur organisasi?

Seperti sudah diketahui, sangatlah tidak mudah dalam memilih orang yang tepat untuk duduk pada suatu posisi tertentu di organisasi dalam masa transisi semacam sekarang ini, apalagi untuk menangani posisi yang sangat strategis bagi organisasi. Dimana untuk melakukan hal tersebut diperlukan rekaman analisa informasi dari data yang dimiliki orang tersebut sejak masuk organisasi, sampai dengan merencanakan pendidikan serta kesempatan/tantangan apa yang perlu diberikan kepada personil bila ia ingin diproyeksikan pada jabatan tertentu.
Disamping itu diperlukan juga sistem kesejahteraan yang optimal, sesuai dengan prestasi yang dicapai, agar orang-orang yang berprestasi dapat tetap dipertahankan kemampuan dan keberadaannya di suatu organisasi, dan juga meningkatkan kemampuan personil dengan menentukan pendidikan apa yang dibutuhkannya.Berdasarkan pertimbangan tersebut diatas, diperlukan suatu sistem kepegawaian yang dapat memenuhi kebutuhan proses/analisa dan informasi tersebut diatas. Oleh karena itu diperlukan langkah-langkah atau strategi yang harus dibuat untuk menunjang perencanaan sumber daya manusia yang optimal yaitu:
1. Perencanaan sumber daya manusia strategik
2. Model perencanaan sumber daya manusia
3. Implementasi perencanaan sumber daya manusia
4. Peramalan sumber daya manusia
5. Alat dan tehnik peramalan sumber daya manusia
6. Nilai dari perencanaan sumber daya manusia
7. Analisa Jabatan
8. Pendesainan pekerjaan
9. Penstrukturan organisasional
10. Sistem informasi sumber daya manusia

3. Bagaimana kita menghadapi tantangan pekerjaan dalam organisasi?

Perencanaan sumber daya manusia (Human Resources Planning) merupakan proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisi saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan, sedangkan strategi sumber daya manusia adalah seperangkat proses-proses dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia dan manajer lini untuk menyelesaikan masalah bisnis yang terkait dengan manusia (people-related business issue). Tujuan dari integrasi sistem adalah untuk menciptakan proses prediksi demand sumber daya manusia yang muncul dari perencanaan strategik dan operasional secara kuantitatif, dibandingkan dengan prediksi ketersediaan yang berasal dari program-program sumber daya manusia. Oleh karena itu, perencanaan sumber daya manusia harus disesuaikan dengan strategi tertentu agar tujuan utama dalam memfasilitasi keefektifan organisasi dapat dicapai. Perencanaan sumber daya manusia harus terkait dengan perencanaan organisasi secara keseluruhan karena tujuan perencanaan sumber daya manusia harus menempatkan figur yang tepat waktu dan tepat tempat. Perencanaan sumber daya manusia merupakan unsur penting dalam mengembangkan perencanaan stratejik suatu organisasi. Perencanaan stratejik merupakan keputusan organisasi yang memuat tentang apa yang akan dicapai sesuai misi organisasi dan bagaimana cara yang dilakukan untuk mencapai misi tersebut. Buller telah melakukan penelitian terhadap delapan perusahaan terbesar di USA untuk mengetahui hubungan antara perencanaan stratejik dengan fungsi Manajemen sumber daya manusia dan diperoleh gambaran bahwa terdapat empat macam tingkat hubungan antara perencanaan stratejik dengan Manajemen sumber daya manusia, yaitu :
1. Administrative linkage, yaitu hubungan yang hanya sebatas pada
kegiatan rutin harian. Dalam hal ini perencanaan strategik dan fungsi sumber daya manusia terpisah
2.One-way linkage, yaitu hubungan yang terjadi masih searah dan umumnya
Manajemen sumber daya manusia tidak pernah dilibatkan dalam pengambilan keputusan sumber daya manusia bereaksi melalui disain program yang mendukung tujuan strategik perusahaan.
3.Two-way linkage, yaitu hubungan saling ketergantungan dan saling
mempengaruhi. Manajemen sumber daya manusia dalam hal ini diangap sebagai partner. sumber daya manusia mempengaruhi dan dipengaruhi rencana bisnis. Pendekatan ini mengakui bahwa profitabilitas memerlukan pengkaitan bisnis dengan perencanaan sumber daya manusia karena jika tidak ada figur yang tepat posisi, sasaran  kinerja organisasi tidak akan tercapai.
4. Integratif linkage, yaitu hubungan yang dinamis dan interaktif, bersifat
formal maupun informal. Senior Manajemen sumber daya manusia dipandang sebagai partner strategi bisnis dan dilibatkan secara total dalam pengambilan
keputusan. Dengan pendekatan ini perencanaan bisnis bisa dimodifikasi
oleh eksekutif sumber daya manusia sehingga hasil perencanaan bisnis bisa diperbaiki secara substansial.

Demi keberhasilan pengelolaan sumber daya manusia dalam jangka panjang, organisasi perlu mengintegrasikan antara strategi organisasi, strategi sumber daya manusia, dan perencanaan sumber daya manusia. Ditinjau dari sejarah perjalanannya, integrasi ketiga hal diatas mengalami evolusi, yaitu dimulai dari keterkaitan secara administrative, pertalian satu arah, pertalian dua arah, dan pertalian integrative. Berbagai faktor mempengaruhi kuat-lemahnya tuntutan terhadap integrasi. Faktor-faktor tersebut antara lain:
• Adanya perubahan terhadap tuntutan keahlian tenaga kerja
• Adanya perubahan komposisi angkatan kerja
• Diversifikasi usaha
• Kesetaraan status antara eksekutif sumber daya manusia dengan eksekutif bidang fungsional lain
• Kekurangan keahlian yang tajam
• Sistem kompensasi yang memberikan penghargaan terhadap kinerja eksekutif.

Perencanaan sumber daya manusia merupakan proses memperoleh karyawan yang tepat baik jumlah maupun kualitas pada jabatan dan waktu yang tepat. Agar memperoleh perencanaan sumber daya manusia secara efektif, suatu rencana sumber daya manusia mencakup 4 tahapan:
1. Analisa situasi atau mempelajari lingkungan
2. Meramalkan permintaan sumber daya manusia
3. Analisa pasokan sumber daya manusia
4. Pengembangan rencana tindakan

Analisa jabatan merupakan dasar bagi sebagian besar aktivitas manajemen sumber daya manusia, karena informasi yang diperoleh dari analisis jabatan dapat dipergunakan untuk penarikan, seleksi, pengupahan, pelatihan karyawan, dan sebagainya. Dalam konteks strategik analisa jabatan diperlukan untuk mendukung perusahaan dalam mengadakan perubahan-perubahan terhadap jabatan yang telah ada, baik melalui penciptaan jabatan baru atau pengurangan terhadap jabatan yang telah ada.

Perencanaan sumber daya manusia awal difokuskan pada peramalan kebutuhan sumber daya manusia di masa depan serta cara pencapaian tujuannya dan implementasi program-program, yang kemudian berkembang, termasuk dalam hal pengumpulan data untuk mengevaluasi keefektifan program yang sedang berjalan dan memberikan informasi kepada perencana bagi pemenuhan kebutuhan untuk revisi peramalan dan program saat diperlukan. Dalam pelaksanaannya, perencanaan sumber daya manusia harus disesuaikan dengan strategi tertentu agar tujuan utama perencanaan yaitu memfasilitasi keefektifan organisasi dapat dicapai. Perencanaan sumber daya manusia harus diintegrasikan dengan tujuan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang organisasi. Hasil evaluasi perencanaan sumber daya manusia jangka panjang dapat digunakan sebagai dasar perencanaan suksesi organisasi.

Dalam perkembangannya, perencanaan suksesi dirasa sudah tidak lagi sesuai karena banyak terjadi gap antara kebutuhan dengan hasil yang ingin dicapai, oleh karena itu diperlukan alat baru yang mampu menyampaikan kebutuhan organisasi dalam melaksanakan suksesi. Model baru yang mampu menggantikan peranan perencanaan suksesi adalah manajemen suksesi, sehingga diperlukan revisi bagi pembaharuan pelaksanaan suksesi yang didasarkan pada manajemen suksesi

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas ini sesuai dengan waktu yang telah di tentukan. Dalam penulisan tugas yang berjudul “Struktur Dan Desain Organisasi, Tantangan Dasar Pekerjaan dan Desain Organisasi”

Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang harus di benahi. Namun dalam penulis tugas ini penyusun juga banyak mendapat bantuan dan dukungan dari semua pihak. Sehingga penulis tidak lupa mengucapkan rasa terima kasihnya kepada:

1.      Direktur Program PPs, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga

2.      Ketua Program Studi Magister Manajemen, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga

3.      Dosen Pengasuh Mata Kuliah Teori Organisasi

4.      Seluruh dosen Fakultas ekonomia, dan Dosen PPs

5.      Semua rekan-rekan mahasiswa seangkatan.

Walaupun tugas ini telah di kumpulkan namun penulis merasa bahwa masih banyak kekurangan sehingga sangat di harapkan saran dan kritikan yang bersifat membangun dari pembaca demi penyempurnaan penulisan berikutnya.

Dili,…….Februari, 2009

           Penulis

DAFTAR ISI

Halaman Judul……………………………………………………………..           

Kata Pengantar…………………………………………………………….           

Daftar Isi……………………………………………………………………           

BAB I PENDAHULUAN………………………………………………….           1

1. Latar Belakang………………………………………………………….   1

2. Permasalahan…………………………………………………………...   3

3. Batasan Masalah………………………………………………………..   4

BAB II LANDASAN TEORI……………………………………………. 4

BAB III PEMECAHAN MASALAH…..……………………………….. 7

DATAR PUSTAKA........................................................................................ ......

                                                      

DAFTAR PUSTAKA

Sopiah , Perilaku Organisasi, Malang, Januari 2008, Penerbit CV Andi Offset Yogyakarta.

Gareth R. Jones, Organizational Theory, Desaign, and Change, Edisi Fifth, Penerbit Pearson International Education.

Cristantius Dwiatmaja, Manajemen Suatu Hampiran Fungsional, Edisi ke 2.

Fred Luthans, 2006 Organizational Behavior/ Perilaku Organisasi Penerbit Andi, Edisi 10.

TUGAS TEORI ORGANISASI

OLEH:

Antonio Bani-Lolik Carceres

912008906

MAGISTER MANAJEMEN

PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA